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Um Pouco de Excel – P2: O PROCV

Procv. Esta função, que para muita gente parece uma mistura de bicho-de-sete-cabeças com Oráculo (não confundir com Oracle), no fundo é bastante simples, e pode facilitar bastante nosso trabalho.

Há quase 2 anos atrás, criei um post sobre Excel, e a ideia seria continuar escrevendo regularmente algumas dicas de quem passa horas e horas trabalhando neste programa de linhas e colunas. O fato é que nesse tempo, tempo é o que mais vem faltando, e por isso demorei tanto a falar no assunto.

Chega de conversa. Vamos trabalhar um pouco. Nosso objetivo hoje será criar uma planilha em que digitamos uma data em uma célula qualquer e ela nos retorna o valor do Dólar Comercial para aquela data. Vou tentar ser o mais detalhado possível.

Para começar, crie uma nova pasta de trabalho no Excel. Em seguida, vamos digitar as informações da cotação do dólar, começando pela célula B2, com as datas uma abaixo da outra na coluna B e as cotações ao lado da respectiva data, na coluna C:

Cotacao dolar

Aqui começa a primeira regra a ser seguida quando se vai utilizar o PROCV: os valores em que vamos procurar o que queremos devem sempre estar à esquerda dos valores que queremos retornar. SEMPRE!

Depois disso, vamos pintar a célula E2 de amarelo, apenas para destacá-la. É nela que vamos colocar a data que queremos retornar a cotação. Feito isso, vamos começar a escrever a fórmula, ma célula F2, que é onde será retornada a cotação do dólar para o dia que escrevermos na célula E2.

O PROCV é dividido em 4 partes: o que procuramos, onde procuramos, que valor retornar, e a precisão. No nosso caso, a precisão vai ser exata, ou seja, a fórmula só nos retorna resultado se exatamente o que procuramos for encontrado.

Com a célula F2 selecionada, digite:

=procv(E2;$B$2:$C:$8;2;0)

Explicando: o “=procv(” indica a função que vamos utilizar é a PROCV. os parâmetros da função, separados por ; são, respectivamente:

  • E2 – a célula que contém o valor que vamos procurar. O VALOR que está dentro da célula. Se nela há uma fórmula que retorna um valor, o que vai ser procurado vai ser este VALOR.
  • $B$2:$C$8 –  onde está a tabela com os dados. Aqui está o pulo do gato do PROCV, pois a fórmula só procura valores na primeira coluna. Então, se o valor que você procura está na segunda coluna, você não vai conseguir encontrá-lo com um PROCV simples. Outro detalhe SUPER importante é bloquear o intervalo para não se mover com as linhas ou colunas caso a fórmula seja arrastada. Se o valor que você procurar estiver em uma posição na lista menor que o número de células arrastadas para baixo, ele não será encontrado. Se arrastar para o lado, a primeira coluna deixará de ser a que contêm o valor que se procura. Então, SEMPRE bloqueie as células do intervalo.
  • 2 – Número da coluna do intervalo da qual queremos retornar o valor. Aqui entra a mecânica do PROCV: dizemos um valor, ele procura na primeira coluna de uma tabela, e quando encontra, retorna a coluna que pedimos na mesma linha.
  • 0 – Correspondência exata: só retorna o valor caso se encontre EXATAMENTE o que procuramos. Se tiver um espaço a mais, já era.

Dê enter.

Nossa planilha deve ficar assim:

Procv

O valor retornado é um erro, mas porque estamos procurando “vazio”, que é o resultado que temos na célula amarela (E2). Agora, digite uma data da tabela na célula amarela, e veja o resultado:

Procv2

Na célula F2, o resultado da fórmula foi o a cotação do dólar no dia escolhido. Tente mudar a data e veja o resultado. Coloque uma data que não está na tabela, e vamos ter o mesmo erro que tivemos com a célula amarela “vazia”. Isso é porque o PROCV retorna um erro quando ele não encontra o valor que pedimos na primeira coluna da tabela. Há algumas formas de tornar este erro mais apresentável, mas sobre isso falarei em um outro post.

É isso, pessoal! Muito complicado? Com um pouco de prática, os PROCV’s começam a ser mentais, fácil, fácil.

Espero ter ajudado! Se quiser, pode fazer o download do arquivo que preparamos aqui: procv.xls.

Um Pouco de Excel – Parte I

Depois de um ano trabalhando diariamente com o Excel 2007 acho que já estou em condições suficientes para compartilhar um pouco do que sei. Vou falar um pouco dos recursos, funções e algumas técnicas e dicas. Pretendo fazer isso semanalmente. Mas antes de começarmos, vamos combinar algumas coisas:

1. Não é meu propósito escrever um curso de Excel. Aqui vou postar apenas algumas dicas, fazer alguns esclarecimentos. Existem no mercado diversos cursos de Excel. Como eu nunca frequentei nenhum deles, não vou indicar nenhum.
2. Não trabalho na Microsoft, nem sou VP. Também não presto suporte técnico ou configuração do produto. Se você tiver algum problema técnico, favor enviá-lo ao suporte da Microsoft.

    Acho que é só isso. Qualquer dúvida quanto a como fazer alguma coisa, sintam-se livres para perguntar nos comentários. Agora vamos ao que interessa.

    O Excel

    Como eu disse, não estamos em um curso. Então vamos passar rápido por essa parte. Vamos lembrar da cara do Excel:

    Excel 2007 Full
    Excel 2007

    Esta é a janela padrão do Excel 2007. Acima vemos o “Botão do Office”, os grupos de menus, a barra de fórmulas e a área de células. Esse retângulo preto com bordas espessas da figura é uma célula. Reparando bem, é possível identificar também a linha “2” na barra a esquerda, e a letra “B” na barra acima da área de células. Isso quer dizer que esta é a célula “B2”, como pode ser conferido na imagem abaixo, que mostra a barra de endereços:

    Excel_2007_Endereco
    Célula e Barra de Endereços

    Todas as células do Excel tem um endereço, e é muito importante saber lidar com eles para que se possa desenvolver as fórmulas que veremos daqui por diante.

    Agora vamos ver os grupos de menus do Excel 2007. Ao contrário do que normalmente estamos acostumados, não temos uma barra estática que mostra caixas de opções em texto. Ao clicar em uma das opções (“Início”, “Inserir”, …), as opções de cada grupo são exibidos, de forma dinâmica. Raramente teremos janelas de opções pulando na tela do computador para efetuar a maioria das tarefas.

    Excel_2007_Menus
    Botão do Office, Grupos de Menus, Barra de Endereços e Barra de Fórmulas

    Para terminar por hoje, vamos ver como funciona a organização das informações. Quando criamos um arquivo .xlsx (Excel 2007) e .xls (Excel 2003 e anteriores), criamos uma Pasta. Dentro dessa pasta, existe uma ou mais planilhas. Dentro das planilhas, estão as células. E dentro das células estão as informações, basicamente. As planilhas são exibidas na parte inferior da janela, como mostra a imagem abaixo:

    Excel_2007_Planilhas
    Barra de Planilhas

    Por padrão, quando se cria um novo arquivo (Pasta), existem 3 pastas. Você pode deletar, renomear ou criar novas planilhas entre outras coisas. Para isso, basta clicar com o botão direito do mouse sobre a aba, e escolher a opção desejada. Para criar uma nova planilha, deve-se clicar na aba que tem o desenho de uma estrela amarela sobre uma aba.

    Por hoje ficamos por aqui. Não se esqueça de assinar o feed para poder acompanhar as próximas partes. Mais uma vez, qualquer dúvida é só perguntar nos comentários.